Integritetspolicy

Integritetspolicy

för Tukan Tech Solutions AB

Senast uppdaterad 2022-01-19

Innehållsförteckning

1. Bakgrund
2. Definitioner
3. Personuppgiftsansvarig
4. Varför Behandlar vi dina Personuppgifter?
5. Vilka Personuppgifter Behandlas och enligt vilken laglig grund?
6. Sociala plattformar
7. Cookies
8. Hur länge sparas dina Personuppgifter?
9. Dina rättigheter
10. Samtycke till Behandling av Personuppgifter
11. Till vilka överför vi dina Personuppgifter?
12. Hur skyddar vi dina Personuppgifter?
13. Tillsyn och efterlevnad
14. Tredjepartsvillkor
15. Ändring av Integritetspolicyn
16. Hur kommer du i kontakt med oss?

1. Bakgrund

Tukan Tech Solutions AB ("Tukan”, ”vi”, ”oss”) värnar om din integritet och säkerställer att dina personuppgifter behandlas enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

Denna policy riktar sig till dig som vi har en relation med genom vår verksamhet eller dig som representant för sådan organisation (t.ex. befintlig, tidigare eller potentiell kund, leverantör eller samarbetspartner), besöker vår webbplats ”tukantech.se” (”Webbplatsen”), söker jobb hos oss eller på annat sätt är i kontakt med oss, exempelvis genom marknadsutskick.

I det följande beskrivs hur och varför vi samlar in, behandlar, lämnar ut och lagrar personuppgifter i ovan nämnda fall. Nedan finns också information om de rättigheter som de personer vars personuppgifter vi behandlar har i relation till oss som personuppgiftsansvariga samt våra kontaktuppgifter.

2. Definitioner

I denna Integritetspolicy avser begreppet ”personuppgift” information som kan hänföras till en identifierad eller en identifierbar fysisk person, t.ex. namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och IP-adress (”Personuppgift”).

I denna Integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar dina Personuppgifter. Med begreppet ”behandling” avses exempelvis att vi registrerar, lagrar, sammanställer, överför, raderar och på andra sätt använder dina Personuppgifter på det sätt som beskrivs i denna Integritetspolicy (”Behandling”).

3. Personuppgiftsansvarig

Tukan Tech Solutions AB, org. nr 559260-8417, med adress c/o HusmanHagberg Växjö, Kungsgatan 5, 352 30 Växjö, är personuppgiftsansvarig för den Behandling av Personuppgifter som sker i enlighet med denna Integritetspolicy. Det innebär att vi är ansvarig för att dina Personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.

4. Varför Behandlar vi dina Personuppgifter?

Tukan samlar endast in och Behandlar Personuppgifter för specifika ändamål. Detta innebär att Personuppgifter Behandlas för att:

1. tillhandahålla tjänster och i övrigt uppfylla det avtal som ingåtts med dig eller det företag du representerar,
2. möjliggöra allmän kundvård och kundservice, t.ex. när du kontaktar oss via Webbplatsen eller e-post,
3. lämna information om event och nyheter och rikta marknadsföring via post, e-post, telefon eller via sociala plattformar avseende vår verksamhet och våra tjänster,
4. behandla jobbansökningar,
5. förhindra bedrägerier, penningtvätt och finansiering av terrorism samt utföra riskhantering, och
6. följa tillämplig lagstiftning.

Vi samlar endast in de Personuppgifter som är nödvändiga för de ändamål som beskrivs i denna Integritetspolicy. Vilka Personuppgifter vi samlar in om dig beror bland annat på hur du är i kontakt med oss, och vilken eller vilka av våra tjänster vi tillhandahåller till dig eller det företag du representerar.

Utöver de Personuppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in vid tillhandahållandet av våra tjänster, kan vi också komma att samla in Personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter varierar från tid till annan men inkluderar bland annat leverantörer av adressuppgifter från offentliga register eller banker varifrån vi får uppgifter om kreditvärdighet eller uppgifter för att göra kontroller för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.

När du blir ombedd att lämna Personuppgifter kan du välja att inte göra detta. För det fall du väljer att inte ange uppgifter som är nödvändiga för att få tillgång till en viss tjänst kan det leda till att vi inte kommer kunna tillhandahålla våra tjänster eller att vi inte kan fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

5. Vilka Personuppgifter Behandlas och enligt vilken laglig grund?

Nedan angivna Personuppgifter Behandlas av oss, i tillämpliga fall, för ändamål som framgår av punkt 4 ovan:

1. för- och efternamn,
2. telefonnummer,
3. e-postadress,
4. yrkestitel samt arbetsplats,
5. personnummer (enskild firma),
6. cv och andra ansökningshandlingar,
7. utbildningsnivå,
8. IP-adress samt annan information om hur du interagerar med vår Webbplats,
9. betalningsuppgifter, och
10. korrespondens med dig.

Behandlingen av Personuppgifterna är nödvändig för att Tukan ska kunna tillhandahålla sina tjänster och därmed fullgöra avtalet med dig (gäller om du har en enskild firma). I de fall där du agerar som företrädare eller kontaktperson hos ett företag eller organisation som utgör leverantör eller annan samarbetspartner åt Tukan, Behandlar vi dina Personuppgifter med stöd av vårt berättigade affärsintresse. Vid denna bedömning har vi genomfört en intresseavvägning där vi bland annat beaktat att Behandlingen inte berör några känsliga Personuppgifter och att vi har ett tydligt affärsmässigt intresse av att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig eller det företag du representerar på ett effektivt sätt.

Behandlingen av Personuppgifterna är också nödvändig för att Tukan ska kunna tillhandahålla god service och kundvård och därmed tillgodose vårt berättigade intresse av att utveckla verksamheten och kommunicera med våra kontakter på ett effektivt sätt.

Personuppgifterna kan även Behandlas för annan kontakt med dig t.ex. vid tillhandahållande av information som vi bedömer är relevant för dig eller det företag eller organisation du representerar. Denna Behandling baserar vi på vårt berättigade affärsintresse av att kunna erbjuda dig som har en befintlig affärsrelation med oss relevant information. Vid denna bedömning har vi genomfört en intresseavvägning där vi bland annat beaktat att Behandlingen inte berör några känsliga Personuppgifter och att vi har ett tydligt affärsmässigt intresse av att kunna informera om våra tjänster till dig på ett effektivt sätt.

Om du är i kontakt med oss i samband med att du söker jobb hos oss, baserar vi vår Behandling av dina Personuppgifter på ditt samtycke eller med stöd av vårt berättigade affärsintresse.

Vi kan även komma att Behandla dina Personuppgifter efter att vi fått ditt samtycke. Detta sker exempelvis när du valt att aktivt anmäla dig till vårt nyhetsbrev, när du anmäler dig till ett event eller när du samtycker till att vi publicerar kundreferenser på vår Webbplats eller för annat marknadsföringsändamål. För de fall vi inte längre kan basera den Behandling av Personuppgifter som sker i marknadsföringssyfte med stöd av vårt affärsintresse, kan vi komma att inhämta ditt samtycke till att exempelvis skicka marknadsföring till dig. Samtycke kan även inhämtas om vi önskar lagra inkommande CV för framtida rekryteringsändamål. Vi dokumenterar alltid om du givit ditt samtycke till att vi Behandlar dina Personuppgifter.

Dina Personuppgifter Behandlas även i tillämpliga fall för att Tukan ska kunna uppfylla rättsliga förpliktelser enligt tillämplig lag, domar eller myndighetsbeslut. Sådana krav kan till exempel avse krav som följer av bokföringslagen (1999:1078) eller Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

6. Sociala plattformar

Tukan använder sig av Instagram, LinkedIn och Facebook som kanaler för att komma i kontakt med dig samt marknadsföra och informera om vår verksamhet. I samband med detta är Tukan personuppgiftsansvarig för publiceringar och information som innehåller Personuppgifter och som görs på de sociala plattformarna av dig som användare i form av exempelvis kommentarer, bilder och filmklipp. Tukan accepterar inte på något sätt att kränkande material publiceras eller tillgängliggörs på våra plattformar. Vi omber våra användare att rapportera kränkande innehåll till oss så att vi kan tillse att sådant innehåll inte förekommer. Tukan kan således även utifrån vad vi bedömer som nödvändigt komma att ta bort innehåll som publicerats på våra sociala plattformar.

7. Cookies

Vi använder oss av cookies på Webbplatsen. Du hittar mer information om hur vi använder oss av cookies i vår Cookie Policy.

8. Hur länge sparas dina Personuppgifter?

Dina Personuppgifter sparas endast så länge det finns behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som Personuppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Vi Behandlar dina Personuppgifter så länge vi har en affärsrelation med dig, din arbetsgivare eller det företag eller organisation du företräder eller arbetar på uppdrag av.

Har du lämnat ditt samtycke till Behandling av dina Personuppgifter, Behandlar Tukan Personuppgifterna för det specifika ändamålet fram till dess att du återkallar ditt samtycke. Det kan du göra genom att (i) kontakta oss eller (ii) om samtycket avser nyhetsbrev eller andra utskick, följa länken i utskicket.

För att möjliggöra för Tukan att uppfylla de rättsliga förpliktelser som följer av tillämplig lag eller för att kunna bevaka vårt rättsliga intresse kan vi komma att spara Personuppgifterna under en längre tid än vad som anges ovan. Personuppgifterna sparas dock aldrig längre än vad som är nödvändigt eller lagstadgat för respektive syfte.

9. Dina rättigheter

Du har rätt att få information om den Behandling av dina Personuppgifter vi utför. Nedan följer en sammanställning av de rättigheter som du kan göra gällande genom att kontakta oss. Kontaktinformation till oss hittar du i slutet av denna Integritetspolicy.

Rätt till tillgång

u har rätt att kostnadsfritt begära information om den Behandling som vi genomför avseende dina Personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de Personuppgifter vi Behandlar om dig. Denna begäran ska inges skriftligen till oss med förtydligande om vilken information du önskar ta del av. Vi kommer att besvara din förfrågan så snart vi kan. Om vi inte kan uppfylla dina önskemål om tillgång till de uppgifter din begäran avser, lämnar vi en motivering till detta. Kopian av dina Personuppgifter skickas till din folkbokföringsadress såvida inte annat skriftligt överenskommits med dig. För att vi ska vara säkra på att det är rätt person som mottar Personuppgifterna kan vi komma att begära ytterligare information från dig.

Rätt till rättelse

Huvudansvaret för att de Personuppgifter vi Behandlar är korrekta åvilar Tukan såsom personuppgiftsansvarig. Om du meddelar oss att de Personuppgifter som du lämnat inte längre är korrekta, kommer vi snarast att rätta, blockera eller radera sådana Personuppgifter.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att Tukan, utan onödigt dröjsmål, raderar dina Personuppgifter. Personuppgifter ska raderas i följande fall:

1. om Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för;
2. om du återkallat ditt samtycke och Behandlingen endast grundar sig på samtycke som laglig grund;
3. om Behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att dina Personuppgifter behandlas för detta ändamål;
4. om du motsätter dig Behandling av Personuppgifter som sker efter en intresseavvägning och ditt intresse väger tyngre än vårt;
5. om dina Personuppgifter inte har Behandlats i enlighet med Dataskyddsreglerna; eller
6. om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Det kan finnas skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera samtliga av dina Personuppgifter. Dessa skyldigheter följer av tillämplig lagstiftning inom t.ex. bokföring. Om vissa Personuppgifter inte kan raderas på grund av tillämplig lagstiftning kommer vi att informera dig om detta samt tillse att Personuppgifterna endast kan användas i syfte att uppfylla sådana legala skyldigheter och inte för några andra syften.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att Tukan tillfälligt ska begränsa Behandlingen av dina Personuppgifter. En sådan begränsning kan begäras i följande fall:

1. om att du anser att de Personuppgifter vi har om dig inte är korrekta och att du i samband med det begärt rättelse;
2. när den Behandling som utförs av dina Personuppgifter inte är förenlig med Dataskyddsreglerna, men du ändå inte vill att dina Personuppgifter ska raderas utan i stället begränsas; och
3. när vi inte längre behöver dina Personuppgifter för ändamålen med vår Behandling men då vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

Om du har invänt mot Behandlingen av dina Personuppgifter får användningen av Personuppgifterna begränsas under tiden som utredning sker. Vid begränsning av dina Personuppgifter kommer Tukan endast att lagra dina Personuppgifter och vid ytterligare Behandling inhämta ditt samtycke.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att, för det fall vi Behandlar dina Personuppgifter med ditt samtycke eller för att fullgöra avtalsförpliktelse med dig, kräva att vi tillhandahåller samtliga Personuppgifter som vi Behandlar avseende dig och som Behandlas på ett automatiserat sätt, i ett maskinläsbart format. Detta kan till exempel vara en Excelfil eller en CSV-fil. Om det är tekniskt möjligt har du vidare rätt att begära att vi överför dina Personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot vår Behandling av dina Personuppgifter om Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse. Tukan kommer i dessa fall be dig specificera vilken Behandling du invänder mot. Om du invänder mot någon Behandling kommer vi endast att fortsätta med Behandlingen av dina Personuppgifter om vi har berättigade intressen till Behandlingen och dessa väger tyngre än dina intressen. Vi kommer även alltid informera dig om detta.

10. Samtycke till Behandling av Personuppgifter

Om du har lämnat ditt samtycke till Behandling av dina Personuppgifter bestämmer du själv om och när du vill återkalla ditt samtycke till den Behandling av Personuppgifter som du frivilligt samtyckt till. Det kan du göra genom att (i) kontakta oss eller (ii) följa länken i utskicken om samtycket avser utskick av marknadsföring och annat informationsmaterial.

11. Till vilka överför vi dina Personuppgifter?

För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi ibland olika utvalda tredje parter. Det medför att vi delar en del av de Personuppgifter vi samlat in om dig med dessa, till exempel till samarbetspartners såsom leverantörer av IT-tjänster. Tukan vidtar i samband med sådan delning eller överföring av dina Personuppgifter, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina Personuppgifter hanteras på ett säkert och tryggt sätt. Dessa utvalda tredje parter kommer endast att Behandla dina Personuppgifter på sätt som följer av denna Integritetspolicy och för att uppfylla något eller några av de ändamål som anges i denna Integritetspolicy. I de fall där dessa leverantörer utgör personuppgiftsbiträden åt Tukan ansvarar vi gentemot dig att dessa tredje parter Behandlar dina Personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Vi har även i dessa fall avtal med leverantörerna med instruktioner för Behandling av Personuppgifterna enligt Dataskyddsreglerna.

Tukan kan komma att överföra dina Personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av våra leverantörer eller samarbetspartners befinner sig där. Om Personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Tukan vidta åtgärder för att se till att Personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra Personuppgifter till länder utanför EU/EES. Tukan kommer inte att överföra dina Personuppgifter vi samlat in genom vår Saas-lösning till något land utanför EU/EES.

Vi kommer även att lämna ut dina Personuppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi, som företag, rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda Tukans rättigheter.

Tukan kommer inte att sälja dina Personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Dock kan vi, för det fall att Tukan beslutar att dela upp, sälja, köpa, gå samman med annat bolag eller annan organisation, eller på annat sätt omorganisera affärsverksamheten, överföra dina Personuppgifter till potentiella eller faktiska köpare och deras eventuella rådgivare.

12. Hur skyddar vi dina Personuppgifter?

För att skydda din personliga integritet, upptäcka, förhindra och begränsa risk för angrepp etc., vidtar Tukan en rad tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder. Tukan vidtar även åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande, förändringar och förstörelse. Tukan tillser att åtkomst till dina Personuppgifter endast ges till personal som behöver det för fullgörandet av sina arbetsuppgifter samt att de iakttar konfidentialitet.

13. Tillsyn och efterlevnad

Om du på något sätt är missnöjd med hur vi Behandlar dina Personuppgifter eller om du anser att dina Personuppgifter har Behandlats i strid med Dataskyddsreglerna är du välkommen att höra av dig till oss. Du kan också lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten som för närvarande är Integritetsskyddsmyndigheten. Du finner mer information om hur du kan göra detta på https://www.imy.se/. Vi tillser att samtliga nyanställda tillhandahålls denna Integritetspolicy för att på bästa sätt skydda dina Personuppgifter.

Tukan utvärderar årligen denna Integritetspolicy.

14. Tredjepartsvillkor

Tukan tjänster kan i vissa fall vara föremål för tredjepartsvillkor. Tukan är inte ansvarig för sådana tredje parters användning av dina Personuppgifter då dessa är ensamt personuppgiftsansvariga och svarar för Behandlingen av dina Personuppgifter. Det är därför viktigt att du beaktar och läser igenom de villkor som gäller hos tredje part. Detta gäller exempelvis om det finns en länk på Webbplatsen som länkar till andra webbplatser.

15. Ändring av Integritetspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att ändra i denna Integritetspolicy när vi bedömer att detta är nödvändigt. Sådana ändringar är framförallt påkallade vid eventuella lagändringar, vid vägledande uttalanden eller rekommendationer från tillsynsmyndighet eller andra organ som utger yttranden med anledning av Dataskyddsreglerna. Vidare kommer denna Integritetspolicy att uppdateras när det behövs med anledning av ändringar i vår verksamhet.

Om Tukan vidtar större ändringar i denna Integritetspolicy eller ändringar gällande hur vi Behandlar dina Personuppgifter, informeras du om detta innan ändringen börjar gälla.

16. Hur kommer du i kontakt med oss?

Om du har frågor med anledning av denna Integritetspolicy eller gällande Behandling av dina Personuppgifter, önskar göra en begäran i enlighet med Integritetspolicyn eller om du vill anmäla överträdelse av denna Integritetspolicy m.m. är du välkommen att kontakta oss via e-post, telefon eller brev.

Tukan Tech Solutions AB
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
E-mail: info@tukantech.se